Iustitia opiniuje projekt zmiany rozporządzenia o doręczaniu pism sądowych w postępowaniu cywilnym

Stowarzyszenie Sędziów Polskich "Iustitia" otrzymało z Ministerstwa Sprawiedliwości do zaopiniowania projekt rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości zmieniającego rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczenia pism sądowych w postępowaniu cywilnym.

A oto opinia o dokumencie sformułowana przez "Iustitię", przygotowana przez Zespół Prawa Cywilnego SSP "Iustitia" pod kierownictwem SSR Krystiana Markiewicza. 

 

Opinia Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia” o projekcie, w wersji z dnia 6 grudnia 2012r., rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości zmieniającego

rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczenia pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U., Nr 190, poz. 1277 ze zm.)

 

Minister Sprawiedliwości przygotował nowelizację rozporządzenia w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczenia pism sądowych w postępowaniu cywilnym w wersji z dnia 6 grudnia 2012r. W związku z tym właściwe staje się podniesienie kilku uwag co do proponowanych zmian.

Podstawowym zamierzeniem tej zmiany jest wprowadzenie elektronicznego potwierdzenia odbioru poprzez dodanie do  rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczenia pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U., Nr 190, poz. 1277 ze zm.) paragrafu 13 a – c. Wprowadzenie tej zmiany ma doprowadzić do znacznego skrócenia okresu oczekiwania na wpływ do sąd  potwierdzenia odbioru pisma przez adresata. 

Czynność doręczenia pism w toku procesu jest czynnością dokonywaną przez sąd z urzędu, pomijając w tym miejscu doręczenie bezpośrednie pomiędzy fachowymi pełnomocnikami, do którego nie mają bezpośredniego zastosowania przepisy rozporządzenia[1]. W ramach realizacji tej czynności procesowej sąd posługuje się odpowiednimi podmiotami, którymi są operator pocztowy, osoby zatrudnione w sądzie, sądowa służba doręczeniowa, komornik. Powierzenie tym podmiotom dokonania działań w zakresie wręczenia pisma lub doręczenia go w inny sposób, powoduje potrzebę uzyskania przez sąd wiadomości potwierdzających, że takie wręczenie (doręczenie) zostało dokonane. Potwierdzenie musi jednak zawierać szerszą informację o sposobie doręczenia, skoro może ono być przeprowadzone tylko w jeden ze sposobów ściśle określonych w Kodeksie postępowania cywilnego. Dla uzyskania takich wiadomości wprowadzono  instytucję potwierdzenia odbioru. Zgodnie z art. 142 § 1 i 2 k.p.c. odbierający pismo sądowe[2] potwierdza jego odbiór i datę odbioru własnoręcznym podpisem. Doręczający z kolei podaje na takim potwierdzeniu sposób doręczenia. W razie gdy odbierający nie może lub nie chce uczynić takiego potwierdzenia - doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu. Ministrowi Sprawiedliwości powierzono zaś wydanie rozporządzenia określającego szczegółowy tryb i sposób doręczania pism sądowych, przy uwzględnieniu konieczności zapewnienia sprawnego toku postępowania, a także realizacji gwarancji procesowych jego uczestników, ochrony praw osób, którym pisma są doręczane, i ochrony ich danych osobowych. W rozporządzeniu tym – z dnia 12 października 2010r. – wprowadzono dalsze postanowienia związane z potwierdzeniem odbioru pism sądowych, w zależności od sposobu doręczenia, jak również wprowadzono wzór takiego potwierdzenia.

Mając na uwadze postać tego wzoru, właściwe staje się stwierdzenie, iż jest to dokument. Nie ma co prawda w Kodeksie postępowania cywilnego definicji dokumentu, ale przyjmuje się – w najszerszym znaczeniu tego pojęcia - że jest to wiadomość utrwalona pismem lub innymi znakami na określonym materiale[3]. Przy przyjęciuwęższego pojęcia uważa się, iż  dokumentem jest jedynie nośnik materialny, na którym myśl ludzka została przedstawiona w formie pisma, a więc sformułowana w odpowiednim języku z uwzględnieniem jego reguł gramatycznych pozwalających na jej odczytanie przez inne osoby[4].  Pomijając tutaj dyskusję co do zakresu nośników materialnych, na których zawarto myśl ludzką, a które można zaliczyć do dokumentów[5], istotne będzie jedynie przyjęcie, że na pewno takim nośnikiem jest papier. Wobec tego – uwzględniając treść art. 142 § 1 i 2 k.p.c. oraz treść rozporządzenia – można uznać, że potwierdzenie odbioru jest dokumentem w znaczeniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, przy przyjęciu jego rozumienia w ramach dotychczasowych poglądów nauki. Z zaznaczeniem tutaj tego pojęcia jako dokumentu sensu largo, a więc nieograniczającego się do dokumentów prywatnych i urzędowych (art. 244 i 245 k.p.c.) dla potrzeb postępowania dowodowego.

    Projekt zmiany rozporządzenia wprowadza natomiast potwierdzenie odbioru w postaci elektronicznej. Pojawia się w związku z tym pytanie co do możliwości sporządzania w postępowaniu cywilnym takiego dokumentu. Kodeks postępowania cywilnego nie przewiduje ogólnej zasady sporządzania dokumentów elektronicznych. Jedynie poszczególne przepisy wprowadzają uregulowania, z których wynika - bądź bezpośrednio, bądź poprzez odpowiednią wykładnię - uprawnienie do sporządzenia dokumentu w postaci elektronicznej. Najszerszy taki zakres znajduje się w Dziale k.p.c. zatytułowanym „Postępowania elektroniczne”. Także w postępowaniu rejestrowanym wprowadzono art. 6943 i art.6944 k.p.c. Przy czym w obu tych sytuacjach ma miejsce również odrębny sposób doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego elektroniczne postępowanie upominawcze albo rejestrowe (art. 1311 k.p.c., art. 6943 § 4 k.p.c.). Co prawda możliwość wprowadzenia do postępowania cywilnego pism sporządzonych w drodze elektronicznej - za pomocą systemu teleinformatycznego - przewiduje art. 125 § 21 k.p.c., ale tylko w przypadku, gdy tak stanowi przepis szczególny i jedynie co do pism procesowych, a więc pism obejmujących  wnioski i oświadczenia stron składane poza rozprawą (art. 125 § 1 k.p.c.)[6]. Z kolei w przypadku pism sądowych podstawowym uregulowaniem w zakresie sporządzania pism w  postaci elektronicznej jest art. 157 § 1 k.p.c., który wprowadza tzw. elektroniczny protokół, kiedy to przebieg posiedzenia utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk. O elektronicznym potwierdzeniu odbioru jest zaś mowa tylko w powołanych już art. 1311 § 2 k.p.c., w zakresie elektronicznego postępowania upominawczego, oraz art. 6943 § 5 k.p.c. co do postępowania rejestrowego.

Analizując treść powyższych uregulowań, należałoby dojść do wniosku, że sporządzenie pism w postępowaniu cywilnym w  postaci elektronicznej, bez względu na to czy będzie to pismo procesowe, czy sądowe jest możliwe tylko w razie wyraźnego postanowienia ustawy.

Przed udzieleniem odpowiedzi co do możliwości sporządzenia, mimo powyższej uwagi, potwierdzenia odbioru w formie elektronicznej (poza przedstawionym wyżej zakresem) istotne staje się  dodanie kilku zdań co do samego pojęcia potwierdzenia odbioru.

            Zgodnie z cytowanym już art. 142 § 1 k.p.c. (oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia) odbierający pismo potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Dopiero gdy nie może lub nie chce tego uczynić, doręczający oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu. Potwierdzenie odbioru podpisuje więc odbierający. Prowadzi to do wniosku o sporządzaniu wówczas dokumentu prywatnego. Art. 245 k.p.c. wskazuje bowiem, że dokument prywatny zawiera oświadczenie osoby, która go podpisała[7]. Oprócz tego jednak w potwierdzeniu odbioru powinny znaleźć się dane dotyczące sprawy, w ramach której dokonuje się tej czynności (w postaci podania sygnatury akt sprawy); data wystawienia potwierdzenia odbioru, a także – jak się wydaje – jej wysłania; oznaczenie doręczanego pisma bądź pism poprzez podanie rodzaju przesyłki; a nawet termin. W potwierdzeniu znajdzie się ponadto oznaczenie adresata wraz z miejscem, gdzie ma nastąpić doręczenie, i przede wszystkim oznaczenie nadawcy przesyłki, czyli sądu. Na potwierdzeniu tym dalszych adnotacji dokonuje z kolei doręczający, oznaczając sposób doręczenia wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska odbierającego oraz umieszcza datę, dokonując potwierdzenia tych adnotacji poprzez umieszczenie podpisu (art. 142 § 2 k.p.c. oraz § 4 ust. 2 zd. 1 rozporządzenia). Taka postać pisma świadczy o powstaniu dokumentu urzędowego, jeśli zostaje on sporządzony przez sąd i podmioty, za pośrednictwem których realizuje on czynność doręczenia (art. 244 k.p.c.)[8]

Pozostaje wobec tego stwierdzić, jakie znaczenie w czynności doręczenia spełnia potwierdzenie odbioru. Możliwe staje się w tym wypadku przyjęcie poglądu, że potwierdzenie odbioru jest elementem czynności doręczenia, bez którego czynność ta nie następuje. Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 12 czerwca 1964r. podniósł, iż brak podstaw do przyjęcia skuteczności doręczenia przy braku dokumentu potwierdzenia odbioru[9]. Przy takim założeniu potwierdzenie stanowiłoby formę dokonania czynności doręczenia. Tym samym bez sporządzenia pisemnej formy takiego potwierdzenia, nie miałaby miejsca czynność doręczenia. Przyjmuje się jednak powszechnie, że czynność doręczenia jest realizowana z chwilą stworzenia przez doręczającego sytuacji umożliwiającej adresatowi zapoznanie się z treścią pisma[10]. Przy takim więc stwierdzeniu, dokument odbioru nie były formą dokonania tej czynności, a jedynie dowodem poświadczającym fakt oddania pisma adresatowi (innego doręczenia)[11]. Jeśli więc dokument taki - nawet przy szerokim rozumieniu czynności doręczania (kiedy jego sporządzenie byłoby jednym z działań składających się na tę czynność procesową) - nie miałby on wpływu na osiągnięcie skutku doręczenia, to ocena postaci, w jakiej jest stworzony, powinna być przede wszystkim dokonana przy przyjęciu wykładni celowościowej. Wykładnia taka, zwłaszcza uwzględniając fakt przyspieszenia postępowania, nie będzie prowadziła do wniosku o sprzeczności elektronicznej postaci potwierdzenia odbioru pisma z postanowieniami art. 142 k.p.c. Nie ulega bowiem wątpliwości, że jego elektroniczna postać nie prowadzi do przyjęcia twierdzenia  o powstaniu dokumentu pisemnego (w zaprezentowanym tutaj jego rozumieniu). Zresztą decyzja o istnieniu w tym wypadku dokumentu opiera się już na szerokim jego pojęciu, powołanym w początkowych rozważaniach, jako uzewnętrznionej i utrwalonej myśli ludzkiej; jeśli znajduje się ona we wnętrzu przedmiotu zawierającego tę myśl, a do zapoznania się z tą myślą konieczne jest odpowiednie urządzenie i oprogramowanie. Przy czym dane, które mogą stanowić przedmiot wizualizacji, stanowiąc pismo, zapisywane są na elektronicznych nośnikach, w postaci elektronicznej. Prawidłowo utrwalony i zabezpieczony przed dokonywaniem jego zmian -  bądź z możliwością ich śledzenia – zapis, stanowić będzie jednak, jak się wydaje, dowód doręczenia, którego moc dowodowa nie powinna być mniejsza niż dokumentu pisemnego. Sama dopuszczalność  wystąpienia postępowaniu cywilnym elektronicznego potwierdzenia odbioru znajduje podstawę w powołanym już art.  1311 § 2 k.p.c. i art. 6943 § 5 k.p.c., chociaż w tym wypadku nie ma żadnych postanowień o postaci takiego potwierdzenia. Jednocześnie nie jest to pismo procesowe, którego wniesienie do sądu za pomocą systemu teleinformatycznego jest możliwe wyłącznie w razie szczegółowego postanowienia Kodeksu postępowania cywilnego (art. 125 § 21).

Potwierdzenie przewidziane w rozporządzeniu będzie przy tym zawierało wszystkie adnotacje, które znajdują się na dokumencie pisemnym oraz zostanie podpisane przez odbierającego. Nie będzie to jednak podpis - na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego[12] - w dotychczasowym rozumieniu tego pojęcia przedstawionym w nauce przedmiotu. Dominuje w tym wypadku pogląd, że podpis powinien być własnoręczny i powinien zawierać co najemnej nazwisko danej osoby[13], a wobec tego powinien być złożony w formie znaków danego języka, na odpowiednim podłożu materialnym. Nie spełniałoby zaś tego warunku umieszczenie dowolnego znaku, symbolu mającego stanowić oznaczenie podpisującego. Takim symbolem, znakiem stanie się natomiast złożenie – mimo iż odręcznie - na dotykowym ekranie (co jak się wydaje będzie miało przede wszystkim zastosowanie przy elektronicznym potwierdzeniu odbioru) bądź za pomocą innego urządzenia „umożliwiającego odwzorowanie pisma własnoręcznego” - podpisu przez odbierającego. Podpis taki będzie bowiem obrazem zapisywanym w postaci elektronicznych danych. 

Nie ulega jednak wątpliwości, że przy tworzeniu dokumentu elektronicznego podpis musi być również elektroniczny. Sama postać tego podpisu może być różna. Zgodnie z definicją podpisu elektronicznego są nimi dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są w sposób logiczny powiązane służą do identyfikacji  podpisującego[14]. Przy czym właściwe staje się zwrócenie uwagi na treść art. 8 tej ustawy o braku podstaw do odmawiania ważności i skuteczności podpisowi elektronicznemu jedynie w oparciu o to, że został sporządzony w postaci elektronicznej. Wydaje się przy tym, iż podpis ten będzie spełniał funkcje, jakie przypisywane są podpisowi własnoręcznemu[15]

Należałoby się wobec tego zastanowić, dlaczego w projekcie zmiany rozporządzenia w odniesieniu do podpisu doręczającego znalazło się postanowienie  o umieszczeniu podpisu w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym. Wydaje się, że wystarczające byłoby podpisanie potwierdzenia w takim sam sposób, jak dokonuje tego odbierający. Zresztą trudno przy odwołaniu się tylko do pkt. 1 odszukać różnice pomiędzy tymi podpisami, jeśli nie jest to nawet podpis bezpieczny (art. 3 ust. 2 tej ustawy). 

W razie sporządzenia potwierdzenia odbioru podstawowego znaczenia nabiera jednak i tak ta część dokumentu, która stanowi dokument prywatny, skoro to odbierający potwierdza odbiór i jego datę[16]. W przypadku jedynie gdy odbierający nie może lub nie chce zaznaczyć daty odbioru pisma i potwierdzić tego swoim podpisem, doręczający ma obowiązek wskazać datę doręczenia oraz przyczynę braku podpisu odbierającego (art. 142 § 2 k.p.c.). W takiej sytuacji – przy dotychczasowym rozumieniu sporządzenia takiego dokumentu – mieliśmy do czynienia w całości z dokumentem urzędowym. Przy przyjęciu uprawnienia do sporządzenia potwierdzenia doręczenia w formie elektronicznej, także taki dokument należałoby traktować jako dokument urzędowy. Poza tym pozostają tutaj aktualne powyższe rozważania odnoszące się do potwierdzenia odbioru.

Niezależnie od samej zasady wprowadzenia elektronicznego potwierdzenia odbioru, właściwe staje się podniesienie uwag co do poszczególnych rozwiązań zaproponowanych w projekcie nowelizacji rozporządzenia.

W pierwszej kolejności należy podnieść zarzut niezrozumiałego wprowadzenia w § 13 b ust. 2 jednokrotnego wpisania daty i umieszczenia podpisu odbierającego celem potwierdzenia  odbioru większej ilości przesyłek przeznaczonych dla adresata. Może oczywiście zdarzyć się sytuacja przesłania do jednego podmiotu kilku przesyłek poleconych wobec jego  udziału w wielu sprawach[17].  Tym niemniej każda przesyłka jest odrębnych przedmiotem czynności doręczenia, której odbiór potwierdza odbierający. W przypadku elektronicznego potwierdzenia odbioru dokument nie będzie różnił się od postaci załącznika dołączanego do przesyłki zwykłej (wprowadzone zmiany, o których niżej nie mają tutaj znaczenia). W elektronicznym potwierdzeniu odbioru również występuje konieczność oznaczenia doręczanego pisma (rodzaj przesyłki). Nie wiadomo więc, w jaki sposób ma nastąpić potwierdzenie odbioru kilku odrębnych przesyłek, czy poprzez zmianę treści elektronicznego potwierdzenia odbioru i wpisanie w jednym z nich uwag o odbiorze dalszych przesyłek, czy też poprzez sporządzenie nowego potwierdzenia odbioru obejmującego wszystkie przesyłki. Wydaje się, że w obu przypadkach takie działanie będzie niedopuszczalne[18]. Tę cześć potwierdzenia odbioru sporządza sąd i jest to dokument urzędowy, a tym samym nie ma podstaw do wpisywania w nim jakichkolwiek dalszych danych.

 

Przy czym nie przewidziano wydania przez Ministra Sprawiedliwości wzoru potwierdzenia odbioru w formie elektronicznej. Wydaje się więc, iż będzie to albo zeskanowanie do takiej formy dotychczasowego wzoru albo stworzenie przez każdy praktycznie wydział w sądzie własnego wzoru formularza w oparciu o dokument papierowy.

 

Pozostałe uwagi krytyczne wiążą się natomiast z dostępnością potwierdzenia odbioru dla stron postępowania. Nie ma w projekcie żadnego postanowienia o możliwości dostępu do systemu teleinformatycznego stron postępowania[19]. Potwierdzenie odbioru jest przekazywane do takiego systemu (§ 13 c ust. 2), ale brak rozwiązania sposobu zapoznania się z powiedzeniem  odbioru przez strony, a także inne podmioty, które będą miały dostęp do akt sprawy (w tym np. sąd odwoławczy bądź inne sądy). Rozwiązaniem byłoby dostosowanie takiej możliwości do rodzaju konkretnych warunków prowadzonego postępowania z użyciem w mniejszym bądź większym zakresie systemu teleinformatycznego. W pozostałych jednak sytuacjach konieczne byłoby stworzenie stronom możliwości zapoznania się z postacią takiego potwierdzenia odbioru, a co stanowi ich uprawnienie w ramach postanowień art. 9 zd. 2 k.p.c. Można by rozważyć czynność dokonania wydruku tego potwierdzenia z systemu. Nie będzie to oczywiście dokument potwierdzenia odbioru ani jego „odpis”, a jedynie wydruk obrazujący treść potwierdzenia odbioru. Tym niemniej pozwoliłoby to stronom w prosty sposób na zapoznanie się  potwierdzeniem odbioru. Umożliwiłoby to jednocześnie dołączenie do każdej sprawy wydruku potwierdzenia odbioru przy sporządzeniu jednego dokumentu elektronicznego obejmującego odbiór większej liczby przesyłek, przy pozostawieniu tego rozwiązania.  

Projekt rozporządzenia przewiduje, obok umieszczenia w elektronicznym potwierdzeniu odbioru wszystkich danych zamieszczanych na dotychczasowym dokumencie papierowym, przeniesienie do niego także adnotacji umieszczanych na adresowej stronie przesyłki, co uzasadnione jest szybkością przekazu wiadomości o przesyłce do systemu teleinformatycznego  (§ 13 a ust. 2)[20]. Nie wiadomo przy tym, czy obejmuje to również obowiązek doręczającego zaznaczenia na przesyłce daty doręczenia, co potwierdza on swoim podpisem (§ 4 ust. 2 zd. 2)[21]. Nawet jeśli przyjąć, że  taki obowiązek  pozostaje, to nie usuwa to problemu takiego zapisu przy zastępczym doręczeniu na podstawie art. 139 § 1 k.p.c. Adnotacje na przesyłce wiążą się przede wszystkim z brakiem wręczenia pisma adresatowi bądź innej osobie uprawnionej do odbioru, które pozostaje w placówce operatora bądź urzędzie gminy.  O ile jednak bez znaczenia są adnotacje o awizowaniu przesyłki na adresowej jej stronie, skoro w razie odbioru pisma sporządzany jest dokument potwierdzenia jego wydania[22] (w przypadku jej zwrotu stronie i tak pozostaje tylko zapoznanie się z przesyłką w sądzie[23]) – to pozbawiono adresata uprawnienia do otrzymania pisma z zaznaczeniem przez doręczającego dnia wydania wraz z jego podpisem, mimo iż jest to gwarancja procesowa (art. 142 § 2 k.p.c.). Nie zmieniono bowiem w § 9 ust. 1 rozporządzenia miejsca zaznaczenia adnotacji co do wydania przesyłki. Przy czym w formularzu elektronicznym powinna znaleźć się adnotacja „wydano dnia” – ze strony adresowej - ale bez daty, skoro nie umieszcza się datownika (będzie jednak data odbioru - § 9 ust. 3 rozporządzenia)   

W treści § 13 c ust. 1 nałożono na pracownika operatora obowiązek podpisania wypełnionego już potwierdzenia odbioru, ale nie wiadomo w jakiem celu ma on być tam umieszczony. Nie jest z tym powiązana konieczność zaznaczenia daty przekazywania potwierdzenia odbioru do systemu teleinformatycznego. Z kolei mimo postanowienia o konieczności przekazania takiego potwierdzenia  do systemu teleinformatycznego nie później niż następnego dnia, mogłaby ona stanowić podstawę oceny przez sąd prawidłowości doręczenia pisma na podstawie art. 139 § 1 k.p.c., kiedy to zachodzi konieczność sprawdzenia prawidłowości postępowania operatora odnośnie pozostawienia przesyłki w jego placówce przez okres siedmiu dni od ponownego zawiadomienia[24], a z czym nierzadko są problemy. W przypadku papierowego potwierdzenia odbioru dzień nieodebrania przesyłki wynika z odciśniętego datownika (§ 9 ust. 3 rozporządzenia). Występuje zatem teoretyczna możliwość zwrotu przesyłki przed przesłaniem potwierdzenia do systemu teleinformatycznego. Niewystarczająca będzie, jak się wydaje,  wyłącznie data powstająca automatycznie w tym systemie. 

Nie wiadomo również jak ma przebiegać postępowanie w razie dokonywania doręczenia osobom wymienionym w art. 137 § 1 i 2 k.p.c. Doręczający powinien prawdopodobnie oddać urządzenie umożliwiające odwzorowanie pisma własnoręcznego. Problematyczne pozostaje jednak  upoważnienie pracownika do wydawania takiego urządzenia wraz z zawartością pozostałych formularzy potwierdzeń odbioru.

Nie budzi żadnych wątpliwość postanowienie  § 11 ust. 1 a.

Podsumowując powyższe wywody, należy zaakceptować każde działania zmierzające do usprawnienia postępowania, jeśli nie odbywają się one kosztem ograniczenia praw stron. Mając z kolei na względzie postęp techniczny, nieuzasadniona stałaby się wykładnia przepisów Kodeksu postępowania cywilnego ograniczająca możliwości wprowadzenia takich usprawnień tylko dlatego, że nie ma wyraźnego uregulowania w ustawie; przy dopuszczalności elektronicznego potwierdzenia odbioru w przypadku art. 1311 k.p.c. i art. 694§ 5 k.p.c. oraz potwierdzenia doręczenia pisma, jakie będzie wynikać z elektronicznego protokołu. Warto byłoby rozważyć możliwość dokonywania wpisów na formularzu potwierdzenia odbioru istniejącego w systemie informatycznym, kiedy sąd mógłby na bieżąco uzyskiwać informacje o tym, co dzieje się z przesyłką (przy jednoczesnym wprowadzeniu danych z urządzenia umożliwiającego odwzorowanie pisma ręcznego). Po wykonaniu czynności znalazłaby się zaś adnotacja o doręczeniu, wydaniu lub zwrocie przesyłki).   

Niezależnie więc od powyższego stwierdzenia podniesione zostały zastrzeżenia i wątpliwości w przedmiocie poszczególnych rozwiązań zawartych w projekcie rozporządzenia, które powinny być uwzględnione przy formułowaniu ostatecznej wersji zmienionego rozporządzenia.   

 

Przewodniczący Zespołu Prawa Cywilnego

SSP Iustitia

Krystian Markiewicz

 



[1] Rozporządzenie  bez dalszego określenia oznacza rozporządzenie  Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczenia pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U., Nr 190, poz. 1277 ze zm.)

[2] Posłużono się tutaj pojęciem pisma sądowego dla określenia  wszystkich pism przesyłanych przez sąd do stron (innych uczestników) postępowania, bez rozstrzygania, co dokładnie stanowi przedmiot takiego doręczenia. W tym zakresie występuje bowiem rozbieżność poglądów w nauce – zob. np.  K. Kołakowski [w:] Kodeks postępowania cywilnego Komentarz do artykułów 1 – 366, Tom I, pod red. K. Piaseckiego, Warszawa 2010, s. 698 – 699; W. Broniewicz, Postępowanie cywilne, Warszawa 2005, s. 84; K. Korzan, Postępowanie nieprocesowe, Warszawa 2004, s. 155

[3] Tak np. M. Waligórski, Polskie prawo procesowe cywilne. Funkcja i struktura procesu, Warszawa 1947, s. 403; T. Ereciński [w:] Kodeks postępowania cywilnego Komentarz Postępowanie rozpoznawcze, T. I, Warszawa 2012, s. 1119.  

[4] W. Siedlecki [w:] Siedlecki W., Z. Świeboda, Postępowanie cywilne. Zarys Wykładu, Warszawa 2003, s. 236; T. Ereciński, jw., s. 1119; K. Knoppek, Dokument w procesie cywilnym, Poznań 1993, s. 35.

[5] Przy czym zaznacza się konieczność istnienia odpowiedniej trwałości takiego dokumentu pozwalającej na jego wielokrotne wykorzystanie – tak np. T. Ereciński [w:] Kodeks…, s. 1119; K. Knoppek, jw. S. 35.   

[6] Bez znaczenia dla niniejszych rozważań jest zmiana art. 1251 § 2 k.p.c. (dokonana ustawą z dnia 16 września 2011r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego - oraz niektórych innych ustaw; Dz. U., nr 233, poz. 1381) poprzez usunięcie możliwości składani pism procesowych na informatycznych nośnikach informatycznych, skoro zmiana rozporządzenia dotyczy kontaktu z operatorem drogą elektroniczną.

[7] Mimo iż odnosi się on bezpośrednio do postępowania dowodowego, podobnie jak art. 244 k.p.c., co do którego niżej.

[8] K. Weitz [w:] Kodeks postępowania cywilnego Komentarz Postępowanie rozpoznawcze, T. I, Warszawa 2012, s. 681.  

[9] I Cz 51/64, OSNC 1965, nr 3, poz. 48.

[10] M. Waligórski, Polskie prawo…, s.358; W. Siedlecki [w:]Postępowanie…, s. 166; K. Kołakowski [w:] Kodeks postępowania cywilnego…, s. 698; G. Julke, Doręczenie w sądowym postępowaniu egzekucyjnym, PPE 2004, nr 5- 6, s. 66.

[11] Tak np. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 4 października 2002r., III CZ 83/00, Legalis; K. Weitz, jw.,                 

[12] Przy założeniu, że elementem konstytutywnym dokumentu prywatnego jest podpis. Nie ma bowiem – jak już zaznaczono - w Kodeksie postępowania cywilnego definicji takiego dokumentu. Konieczność jego podpisania  wywodzona jest zaś jedynie ze znaczenia podpisanego dokumentu dla postępowania dowodowego (art. 245 i 253 k.p.c.).

W przypadku dokumentu urzędowego dla konieczności umieszczenia podpisu nie ma nawet podstaw w treści art. 244 k.p.c. Odwoływanie się tutaj do przepisów  postępowania administracyjnego nie musi jednoznacznie prowadzić do wniosku  o konstytutywności tego elementu  dokumentu urzędowego. Aczkolwiek przyjmuje się, że musi on być podpisany – zob. np. K. Knoppek, Dokument…, s. 37.  

[13] W. Siedlecki[w:] Postępowanie…, s. 236; K. Knoppek, Dokument…, s. 41; K. Markiewicz, Podpis zawarty w pozwie, PS 2008, nr 5, s. 50.

[14] Art. 3 ust.1 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U., Nr 130, poz. 1450 ze zm.)

[15] Zob. np. K. Knoppek, Dokument…, s. 39.

[16] Odnośnie bezskuteczności dokonywania przez doręczającego adnotacji o dacie doręczenia w takiej sytuacji zob. np. postanowienie Sądu Najwyższego z 9 marca 2004r., IV Cz 16/04, Legalis; postanowienie Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 19 lutego 1992r., I ACz 27/92, Lex nr 5591.

[17] W tej samej sprawie kilka pism przeznaczonych dla strony może być przesłanych w jednej przesyłce – zob. np. orzeczenie Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2006r., II CZ 123/05, Lex nr 191148; z  28 kwietnia 2004r., V CZ 33/04, Legalis.

[18] W uzasadnieniu projektu jest mowa o liście przesyłek, ale nie znalazło się żadne uregulowanie co do sporządzenia takiej listy.

[19] Nie ma także odwołania do odpowiednich postanowień regulaminu urzędowania sądów powszechnych.  Przy czym obecne uregulowanie byłoby, jak się wydaje niewystarczające. 

[20] Podzielić należałoby pogląd o zbędnej ilości tych adnotacji na przesyłce, zwłaszcza co do odcisku datownika i podpisu odbierającego pracownika. Takie dane mogą być dokonane w wewnętrznym obrocie. 

[21] Zresztą treść § 13a ust. 2 zd. 1 nie jest jednoznaczna, przez co nie wiadomo, czy adnotacje umieszczane na adresowej stronie przesyłki są umieszczane również w elektronicznym potwierdzeniu odbioru, czy też wyłącznie na formularzu. Wydaje się, że brzmienie przepisu przemawia jednak za tą drugą sytuacją. Chociaż z  uzasadnienia projektu wynikałoby, że chodzi o  przypadek pierwszy.

[22] W razie odbioru przesyłki potwierdzenie odbioru będzie uzupełnione o adnotację co do wydania pisma adresatowi - § 9 ust. 3 rozporządzenia, co stanowi wypełnienie formularza potwierdzenia odbioru.

[23] Odcisku datownika nie umieszcza się na potwierdzeniu, a co stanie się istotne, o czym dalej.

[24] § 8 ust. 2 pkt 3 i § 10 rozporządzenia.