Rekomendacje SSP "IUSTITIA" dotyczące funkcjonowania sądów podczas pandemii koronawirusa

Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” przedstawia uwagi (zalecenia) dotyczące funkcjonowania sądów w czasie epidemii koronawirusa w naszym kraju a także informację o niektórych rozwiązaniach w obszarze wymiaru sprawiedliwości w innych krajach. 

Celem niniejszego opracowania jest przede wszystkim troska o zdrowie publiczne w Polsce a także poszanowanie konstytucyjnego prawa do sądu. 

Jest ono odpowiedzią na brak kompleksowych, szczegółowych rekomendacji, które powinny być przygotowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

II. Propozycje Stowarzyszenia dotyczące funkcjonowania sądów w związku z epidemią Covid-19.

Zapewnienie właściwych warunków technicznych i logistycznych do działania sądów spoczywa na Ministrze Sprawiedliwości, który od lat nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.

W ocenie Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia” istnieje paląca potrzeba wznowienia pracy sądów, albowiem obecna sytuacja powoduje pozbawienie ochrony prawnej obywateli i jako taka jest nie do zaakceptowania. 

Niemniej, co istotne, pierwszorzędne znaczenie ma obowiązek zapewnienia obywatelowi ochrony jego dóbr osobistych w postaci życia i zdrowia poprzez wdrożenie bezpiecznych procedur i rozwiązań organizacyjnych umożliwiających udzielenie ochrony osobom znajdującym się w grupach ryzyka (przewlekle chorych, z niedoborem odporności, seniorów), tak by poprzez obecność w sądzie nie doszło do narażenia ich życia i zdrowia w nadmierny sposób.

Tak wiec kierując się troską o zdrowie publiczne a nadto koniecznością zapewnienia  realizacji konstytucyjnego prawa obywatela do sądu Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” wskazuje, iż możliwość prowadzenia rozpraw jak i podejmowania innych czynności winna być uzależniona od możliwości zapewnienia bezpieczeństwa dla osób przebywających w budynkach sądów (stron, świadków, biegłych, pełnomocników a także sędziów i pozostałych pracowników sądów).

Z ogromnym żalem stwierdzić należy, iż pomimo licznych apeli środowiska sędziowskiego o przeprowadzenie niezbędnych reform, takich jak digitalizacja i informatyzacja sądownictwa w skali ogólnopolskiej, wprowadzenie do sądów rozwiązań informatycznych, z których korzystają inne państwa (w których w chwili obecnej sady mają narzędzia techniczne by sprawnie funkcjonować), strategia przyjęta przez Ministra Sprawiedliwości polegała w ostatnich latach wyłącznie na czystkach personalnych i wymianie kadr zamiast niezbędnych reform w szczególności o charakterze techniczno – logistycznym, by usprawnić pracę wymiaru sprawiedliwości.

Tymczasem brak niezbędnej informatyzacji i digitalizacji sądów przy jednoczesnych brakach kadrowych (nieobsadzenie bardzo wielu etatów sędziowskich) doprowadziły sądownictwo do dramatycznej zapaści. Dodatkowo brak informatyzacji spowodował, iż w obliczu epidemii jedynym rozwiązaniem było ograniczenie działalności sądów do spraw pilnych skoro brak jest w sądach narzędzi technicznych i informatycznych pozwalających im działać w sposób ciągły bez nadmiernego narażania zdrowia obywateli na ryzyko zakażenia.  Obecnie ta sytuacja nie uległa zmianie, a poza ogólnymi, pięknie brzmiącymi sloganami Ministerstwo Sprawiedliwości nie zapewniło technicznych możliwości bezpiecznego procedowania (bez narażenia na nadmierne ryzyko) przez sądy w czasie epidemii. 

Oczywistym jest również, iż obecna sytuacja sądownictwa w zakresie informatyzacji i digitalizacji akt nie jest problemem nowym. Stowarzyszenie wielokrotnie zwracało uwagę na konieczność niezbędnych reform sądownictwa, tak by realizacja konstytucyjnego prawa obywateli do sądu nie stanowiła zagrożenia dla ich zdrowia w nadmiernym stopniu. 

Stowarzyszenie zwraca uwagę, iż wiele siedzib sądów (budynków) jest niedostosowanych logistycznie do obsługi obywateli w sposób bezpieczny w okresie epidemii (niezbędny dystans społeczny, wietrzenie pomieszczeń) i jednocześnie sądy te pozbawione są rozwiązań technicznych umożliwiających im pracę zdalną na skutek zaniedbań osób nimi kierującymi i zarządzającymi (Dyrektor, Prezes). 

W ocenie Stowarzyszenia, w pierwszej kolejności należy zadbać o życie i zdrowie obywateli, tak by ich obecność w sądzie nie wiązała się z nadmiernym zagrożeniem dla ich życia i zdrowia, a sądy nie były ogniskami epidemicznymi. Zdaniem Stowarzyszenia istnieje takie niebezpieczeństwo w sytuacji braku zapewnienia regulacji i rozwiązań organizacyjnych pozwalających obywatelom bezpiecznie przebywać w budynkach sądów. 

Nie  można również tracić z pola widzenia obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności tych gwarantujących bezpieczne warunki pracy a wynikających z zasad ogólnych wskazanych w art. 15 i 207 § 2 Kodeksu pracy. 

Niewątpliwie zapewnienie realnych możliwości respektowania tych norm spoczywa na Ministrze Sprawiedliwości  poprzez wdrożenie  odpowiednich rozwiązań informatycznych, ale również przestrzeganie tych zasad spoczywa na Dyrektorach oraz Prezesach  sądów. Powyższa odpowiedzialność nie może być zrzucana na inne osoby poprzez zobowiązanie poszczególnych sędziów do wydawania stosownych zarządzeń, albowiem w rzeczywistości praktyka delegowania swoich obowiązków przez Dyrektorów lub Prezesów w zakresie przeciwdziałania nadmiernemu narażeniu zdrowia obywateli nie jest jakimkolwiek zarządzaniem ryzykiem, a wyłącznie jego iluzją. Tego typu praktyki zarówno w obszarze bezpieczeństwa jak i technicznych aspektów organizacji pracy sądów należy uznać za niedopuszczalne. 

Podkreślenia wymaga, iż to od Prezesów i Dyrektorów należy wymagać zapewnienia przestrzegania zasad BHP z uwzględnieniem stanu epidemicznego jak i wyposażenia sądów w systemy pracy zdalnej VPN. 

Niewątpliwie bowiem brak zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom wymiaru sprawiedliwości spowoduje, iż wskutek kwarantanny mogą zostać wyłączone z działania poszczególne sądy, a jednocześnie brak dbałości o bezpieczeństwo i higienę pracy w szczególnych epidemicznych warunkach spowoduje narażenie obywateli na zakażenie przez pracowników wymiaru sprawiedliwości. 

Konieczne jest również przestrzeganie przez pracowników jak i obywateli dystansu społecznego, zaś brak zapewnienia możliwości realizacji tej zasady może sprowadzić niebezpieczeństwo dla życia i zdrowia wielu osób. 

Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” wskazuje na potrzebę  przeciwdziałania dyskryminacji tych, którzy mają ograniczone możliwości korzystania ze środków porozumiewania się na odległość a z uwagi na stan zdrowia obecność w sądzie powodowałaby nadmierne ryzyko dla ich życia i zdrowia. Rozwiązaniem mogłoby być wysłuchanie w miejscu zamieszkania, z tym, że konieczne byłoby odpowiednie zabezpieczenie wysłuchiwanego, sędziego oraz protokolanta, by nie doszło do nadmiernego zagrożenia dla życia i zdrowia (maseczka, rękawiczki, środki dezynfekcyjne dla obywatela i innych osób uczestniczących w czynnościach). 

Z wyżej wskazanych względów, zwracając uwagę na konieczność wznowienia pracy sądów i zapewnienie obywatelom realnej ochrony ich praw, z poszanowaniem gwarancji procesowych, Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” wzywa Ministra Sprawiedliwości do niezwłocznej informatyzacji i digitalizacji sądów a także ujednolicenia stopnia ich informatyzacji w skali  kraju.

Pomimo pełnej dostępności rozwiązań technicznych, w wielu sądach nie zostały do chwili obecnej wprowadzone systemy umożliwiające pracę zdalną, choć w innych jest to rozwiązanie stosowane powszechnie (łącze VPN czy poprzez aplikację). 

Niezbędne jest zatem, aby w najbliższym czasie została przeprowadzona stosowna inwentaryzacja, tak by wszystkie sądy miały równy dostęp do rozwiązań technicznych i by ujednolicić poziom ich informatyzacji.

W obecnej sytuacji potrzeba podjęcia sprawnych działań w zakresie informatyzacji i digitalizacji na szeroką skalę stała się nagląca i jak nigdy dotąd pokazała, że tylko taka organizacja sądów oparta na zintegrowanym, jednolitym we wszystkich jednostkach oprogramowaniu zagwarantuje obywatelom niezakłócony dostęp do sądu. 

Podobnie, jeśli chodzi o zapewnienie warunków bezpieczeństwa sanitarnego w sądach. Przy obecnej skali zagrożenia, niewystarczające jest obciążenie obowiązkami w tym zakresie dyrektorów czy prezesów poszczególnych sądów, bowiem wyposażenie sądów w niezbędne środki ochrony osobistej tak dla interesantów, jak i pracowników, wymaga skoordynowanej akcji wyposażania sądów zorganizowanej na szczeblu centralnym obejmującej wszystkie jednostki w kraju.

Z tych też względów Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” wzywa Ministra Sprawiedliwości do niezwłocznego: 

1) podjęcia działań  mających na celu ujednolicenie poziomu informatyzacji sądów poprzez zapewnienie wszystkim sądom równego dostępu do systemów pracy zdalnej poprzez łącze VPN i usunięcie zaniedbań w tym zakresie w tych sądach, gdzie brak jest zapewnionego systemu pracy zdalnej VPN;

2) wykorzystania cech interoperacyjności umożliwiającej integrację wielu systemów informatycznych wykorzystywanych w sądownictwie oraz tych, które mogą być niezbędne do zapewnienia możliwości pracy zdalnej;

3) wykorzystania rozwiązań dotychczas stosowanych w sektorze publicznym do uwierzytelniania użytkownika (jak np. Profil Zaufany, podpis cyfrowy) jak i kanałów komunikacji do wiarygodnego przesyłania korespondencji (np. ePUAP), a dzięki  wykorzystaniu uwierzytelnienia dokumentu w wersji elektronicznej należy odejść od dokumentów zamkniętych (np. JPG, PDF) na rzecz skutecznie podpisanych elektronicznie dokumentów edytowalnych (np. RTF, DOC, DOCX);

4) wdrożenia na szeroką skalę rozwiązań wykorzystujących optyczne rozpoznawanie znaków (ang. OCR – optical character recognition)  w zakresie pism wnoszonych za pośrednictwem platformy ePUAP (z zastosowaniem walidacji reguły i walidacji bazy referencyjnej) jak i tradycyjnie i za pośrednictwem ww rozwiązań oraz przy pomocy programów stosujących zautomatyzowane programy przy użyciu algorytmów dokonywać zaszeregowania pism do konkretnej sprawy przy zapewnieniu pełnej integralności  z systemem elektronicznych repertoriów sądowych;

5) zapewnienia możliwości prowadzenia rozpraw przy użyciu aplikacji do telekonferencji przy zachowaniu możliwości autoryzacji poprzez Profil Zaufany  i okazania dokumentu tożsamości  w trakcie wideo rozprawy, a poprzez zastosowanie systemów automatycznego rozpoznawania twarzy przy zastosowaniu cech antropologicznych dokonywanie weryfikacji tożsamości uczestników, zaś do czasu wdrożenia systemu automatycznego poprzez procedurę weryfikacji tożsamości w drodze okazania dowodu osobistego wraz ze zdjęciem w procedurze okazania dokumentu tożsamości pod różnym kątem;

6) podjęcia skoordynowanych działań na szczeblu centralnym mającym na celu zapewnienie wyposażenia sądów w niezbędne środki ochrony osobistej tak dla interesantów, jak i pracowników. 

Jednocześnie Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” wzywa Ministra Sprawiedliwości do opracowania w porozumieniu z Głównym Inspektorem Sanitarnym w drodze stosownego rozporządzenia minimalnych warunków technicznych i logistycznych oraz standardów postępowania, tak by zapewnić obywatelom warunki bezpieczne dla ochrony ich zdrowia.

W zakresie zaś szczegółowym celem przeciwdziałania możliwości zakażenia obywateli w sądach jak i unikania nadmiernego narażenia ich zdrowia w związku z ryzykiem zakażenia w ocenie Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”  w pierwszej kolejności w zakresie organizacji biurowej należy zapewnić:

1) obecność wyłącznie jednej osoby w pomieszczeniu – co można osiągnąć wyłącznie poprzez system pracy rotacyjnej i zdalnej; 

2) konieczność dezynfekcji miejsca pracy i pomieszczenia przed i po zakończeniu pracy;

3) środki dezynfekcji rąk oraz powierzchni ogólnodostępne dla każdej osoby pracującej w sądzie  (w przydziale po co najmniej jednej sztuce na każde zajmowane pomieszczenie);

4) ogólnodostępne dla każdej osoby rękawiczki oraz maski (z filtrem PPF3 zaś w przypadku braku możliwości ich zapewnienia maseczki jednorazowe w przydziale dostosowanym do czasu pracy oraz przyłbice) z obowiązkiem korzystania z nich przez sędziów i  pracowników sądów poza dedykowanym miejscem pracy  (z uwagi na korzystanie przez te osoby z miejsc ogólnodostępnych dla wszystkich pracowników jak i pracę w takich ogólnodostępnych miejscach);

5) konieczność zachowania dystansu społecznego w częściach wspólnych co najmniej 2 metry; 

Jeśli zaś chodzi o sposób prowadzenia rozpraw i posiedzeń jawnych w celu uniknięcia narażenia obywateli na nadmierne ryzyko zakażenia w budynku sądu w ocenie Stowarzyszenia należy przestrzegać niżej wskazanych zasad:

1) prowadzenie rozpraw wyłącznie w pomieszczeniu z dostępem do świeżego powietrza i zapewniającego możliwość jego wietrzenia;

2) zapewnienie odgrodzenia każdego z uczestników oraz świadka od stołu sędziowskiego i sekretarza od pozostałych uczestników rozpraw szybą lub z tworzywa typu plexa oraz możliwości zachowania odstępu pomiędzy sędzią a sekretarzem co najmniej 1,5 metra;

3) obowiązek przebywania uczestników  rozpraw w maseczce i rękawiczkach;

4) zapewnienie maseczek i rękawiczek dla interesantów a nadto zapewnienie przyłbic lub maseczek dla sędziego oraz protokolanta a nadto ich wyposażenie w rękawiczki  - z możliwością uzupełnienia zabezpieczeń w przypadku uszkodzenia;

5) zapewnienie uczestnikom oraz pracownikom sądu na sali rozpraw środków do dezynfekcji rąk oraz powierzchni;

6) odkażanie po każdej rozprawie klamek, ław i stołu uczestników rozprawy oraz wietrzenie pomieszczenia co najmniej przez 20 minut;

7) ze względów bezpieczeństwa – wyłączenie możliwości doręczania i składania pism w trakcie rozprawy (zakaz doręczania i składania pism w toku rozprawy);

8) wyłączenie klimatyzacji oraz wentylacji mechanicznej w budynku;

9) zapewnienie oddzielnych wejść dla uczestników oraz sędziego i sekretarza sądowego a nadto oddzielnych ciągów komunikacyjnych, a w przypadku, gdy jest to niemożliwe, obowiązek zapewnienia bezpiecznych zasad regulowania ruchem, by drogi komunikacji nie krzyżowały się;

10) zapewnienie możliwości wywoływania rozpraw przez środki komunikowania się (przywoływanie stron i wywoływanie rozprawy  przez system przywoławczy lub głośnik);

11) wyznaczenie bezpiecznych dróg komunikacyjnych dla uczestników na salę rozpraw oraz drogi powrotnej przy zapewnieniu zachowania bezpiecznego odstępu społecznego 2 metrów – poprzez kierowanie ruchem uczestników przez upoważnione do tego osoby zaopatrzone w środki ochrony osobistej (maseczka, kombinezon, przyłbica, rękawiczki) - oraz przyjęcie zasady udawania się na rozprawę jednym ciągiem komunikacyjnym, wychodzenie zaś drugim;

12)  wprowadzenie zasady jednej rozprawy na piętrze – chyba, że warunki techniczne w sądach umożliwiają prowadzenie rozpraw w dwóch lub więcej salach (duże szerokie korytarze co przy uwzględnieniu liczebności osób wezwanych oraz wielkości korytarzy umożliwia im zachowanie odstępu społecznego 2 metrów, a nadto istnieje możliwość zapewnienia wietrzenia korytarzy przeznaczonych do oczekiwania przez minimum 20 minut – czy też rotacyjne wywoływanie rozpraw, pod nadzorem upoważnionego pracownika);

13) w przypadku braku możliwości technicznych w budynku sądu (wąskie korytarze, bez dostępu do świeżego powietrza, a w związku z tym brak możliwości ich wietrzenia)  wyznaczenie poza budynkiem sądu (namioty, inne budynki, dziedziniec sądu) miejsca oczekiwania dla uczestników rozprawy;

14) w razie możliwości organizacja części posiedzeń poza budynkiem sądu z przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa ich prowadzenia; 

15) rozważenie możliwości prowadzenia rozpraw w dwóch lub więcej salach za pośrednictwem środków do komunikacji na odległość – z tym, że wówczas istnieje konieczność zapewnienia kierowania ruchem i weryfikację tożsamości osób przez pracownika sądu zaopatrzonego w środki ochrony osobistej (kombinezon, przyłbica, maseczka, rękawice); 

16) wprowadzenie zasady, iż w rozprawie lub posiedzeniu jawnym mogłyby uczestniczyć wyłącznie  osoby wezwane lub zawiadomione 

W zakresie ciągów komunikacyjnych w celu zapewnienia obywatelom możliwości bezpiecznego poruszania się w budynku sądu winny być spełnione następujące warunki: 

1) poruszanie się w budynku sądu poza wyznaczonym miejscem pracy tylko w maseczkach  (przez sędziów, pracowników sądu oraz pozostałe osoby);

2) zakaz wspólnego przemieszczania się osób  (do toalety, na przerwę, na papierosa) 

3) łatwy dostęp do środków dezynfekcyjnych poprzez ich zapewnienie w każdym z pomieszczeń lub poprzez przydzielenie środków każdej z osób pracujących w sądzie;

4) łatwy dostęp do toalet dla interesantów;

5) w miarę możliwości oddzielenie ciągów komunikacyjnych pracowników sądu i interesantów, a jeżeli jest to niemożliwe to ustalenie zasad przemieszczania się oraz kierowania ruchem przez osoby upoważnione – w zakresie koniecznym do zachowania odstępu społecznego oraz braku krzyżowania się dróg na odcinkach uniemożliwiających zachowanie odstępu społecznego co najmniej 2 metrów.

Jeśli zaś chodzi o przeciwdziałanie możliwości zakażenia obywateli poprzez kontakt z zakażonymi powierzchniami oraz zapewnienia obywatelom bezpiecznego obiegu dokumentów organizacja biur podawczych i czytelni akt winna być następująca:

1) zabezpieczenie interesantów  i pracowników sądu  poprzez ich oddzielenie szyba;

2) biura podawcze winny być otwarte tylko wówczas, jeżeli złożenie pisma jest możliwe bez wchodzenia do budynku sądu lub z przedsionka sądu - przy jednoczesnym utrzymaniu funkcjonowania skrzynek podawczych;

3) zapewnienie „kwarantanny” wnoszonych pism procesowych i ewentualnie akt sprawy (również przekazywanych między pracownikami sądu);

4) przeniesienie części funkcji poza budynek sądu (np. do tymczasowych namiotów, wynajętych pomieszczeń) lub pomieszczeń z odrębnymi ciągami komunikacyjnymi, np. spotkań kuratorów zawodowych z interesantami, oczekiwania na rozprawę, obsługi interesantów, zapoznawania się z aktami spraw;

5) zasady udostępniania akt winny być dostosowane do wielkości  pomieszczenia, tak aby dystans pomiędzy interesantami wynosił co najmniej 2 metry oraz przeprowadzane wyłącznie w pomieszczeniu zapewniającym dostęp świeżego powietrza i możliwość systematycznego wietrzenia;

6) przy ustalaniu zasad udostępniania akt należy wprowadzić obowiązek uprzedniego telefonicznego lub e-mailowego zamawiania akt z jednoczesnym obowiązkiem wskazania czasu niezbędnego do realizacji zaplanowanych czynności poprzez wskazanie godziny początkowej i końcowej (dokonać rezerwacji akt w konkretnym okresie, który winien być przestrzegany), co z kolei umożliwi sporządzenie przez uprawnionych pracowników harmonogramu na dany dzień z uwzględnieniem konieczności wietrzenia pomieszczenia w odstępach nie mniejszych niż  1,5 godziny; 

7) planowanie harmonogramu przeglądania akt z uwzględnieniem czynności sądowych jak i wcześniejszego ich udostępnienia by zapewnić niezbędny czas na przejście przez akta „kwarantanny”. 

Wobec powyższego Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” wzywa Ministra Sprawiedliwości, aby w porozumieniu z Głównym Inspektorem Sanitarnym opracował w drodze stosownego rozporządzenia standardy postępowania w zakresie: 

1) bezpiecznych odległości między osobami obecnymi w trakcie rozprawy, minimalnej powierzchni przewidywanej na osobę, tak by zachować dystans społeczny co najmniej 2 metry, co oznacza konieczność określenia  minimalnej powierzchni przypadającej na jedną osobę uczestniczącą w czynności na co najmniej 15 metrów kwadratowych – szczegółowo dla każdego pomieszczenia sądowego przeznaczonego do obsługi interesantów (korytarze, sale rozpraw, czytelnia akt itp.); 

2) bezpiecznych zabezpieczeń technicznych i osobistych – z uwzględnieniem zasad wskazanych w niniejszych rekomendacjach;

3) zasad dezynfekcji poprzez zdefiniowanie ich częstotliwości  niezbędnych środków oraz przyjętej procedury (zarówno w zakresie miejsc pracy tj. sekretariatów i gabinetów, jak i pomieszczeń ogólnodostępnych dla pracowników, pomieszczeń przeznaczonych do obsługi interesantów, ciągów komunikacyjnych oraz zapewnienia wszystkim przebywającym w budynku sądu możliwości przestrzegania higieny – minimum co godzinę powierzchnie dotykowe, wspólne co trzy godziny), z koniecznością określenia przy użyciu jakich środków i z jakimi zabezpieczeniami osobistymi;

4) zasad przemieszczania się i oczekiwania w budynku sądu (odległości w ciągach komunikacyjnych, wymagania co do środków ochrony osobistej osób znajdujących się na terenie sądu) – z uwzględnieniem powyższych rekomendacji;

5) zasad korzystania ze środków ochrony osobistej (maseczki, rękawiczki, przyłbice – w jakich okolicznościach, o jakich parametrach, przez jak długo, jak utylizować);

6) zasad dezynfekcji urządzeń technicznych (mikrofony, systemy do wideokonferencji, komputery stacjonarne, komputery przenośne, telefony stacjonarne – zważywszy iż są to powierzchnie dotykowe winny być dezynfekowane co godzinę;

7) rozważenia celowości zapewnienia w pomieszczeniach sądu  (toalety, sale rozpraw) lamp wirusobójczych i bakteriobójczych;

Prezesów i Dyrektorów sądów Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” wzywa do niezwłocznego: 

1) zapewnienia sędziom oraz pracownikom dostępu do systemów pracy zdalnej poprzez łącze VPN;

2) zapewnienia obecności wyłącznie jednej osoby w pomieszczeniu – co można osiągnąć wyłącznie poprzez system pracy rotacyjnej i zdalnej; 

3) zapewnienia łatwego dostępu interesantów do maseczek, rękawiczek oraz środków do dezynfekcji w miejscach ogólnodostępnych - z możliwością uzupełnienia zabezpieczeń w przypadku uszkodzenia;

4) zapewnienia środków do dezynfekcji rąk oraz powierzchni ogólnodostępnych  dla każdej osoby pracującej w sądzie  (w przydziale po co najmniej jednej sztuce na każde zajmowane pomieszczenie),

5) zapewnienia ogólnodostępnych (we wskazanym punkcie na piętrze) dla każdej osoby pracującej w sądzie rękawiczek oraz masek (z filtrem PPF3 zaś w przypadku braku możliwości ich zapewnienia maseczki jednorazowe w przydziale dostosowanym do czasu pracy oraz przyłbic) z obowiązkiem korzystania z nich przez sędziów i  pracowników sądów poza dedykowanym miejscem pracy (z uwagi na korzystanie przez te osoby z miejsc ogólnodostępnych dla wszystkich pracowników jak i pracę w takich ogólnodostępnych miejscach w tym także dla intersantów);

6) zapewnienia konieczności dezynfekcji miejsca pracy i pomieszczenia przed i po zakończeniu pracy,

7) zapewnienia przestrzegania konieczności zachowania dystansu społecznego w częściach wspólnych co najmniej 2 metry; 

8) zapewnienia odgrodzenia każdego z uczestników, świadków, od pozostałych uczestników rozpraw szybą lub z tworzywa typu plexa oraz od sędziego oraz   sekretarza oraz możliwości zachowania odstępu pomiędzy sędzią a sekretarzem co najmniej 1,5 metra;

9) zapewnienia uczestnikom oraz pracownikom sądu na sali rozpraw środków do dezynfekcji rąk oraz powierzchni;

10)  zapewnienia odkażania po każdej rozprawie klamek, ław i stołu uczestników rozprawy oraz wietrzenie pomieszczenia co najmniej przez 20 minut;

11)  wyłączenia klimatyzacji oraz wentylacji mechanicznej w budynku, a w związku z powyższym dostosowanie wymiaru czasu pracy do warunków panujących w pomieszczeniu, 

12)  zapewnienia oddzielnych wejść dla uczestników oraz sędziego i sekretarza sądowego a nadto oddzielnych ciągów komunikacyjnych, a w przypadku, gdy jest to niemożliwe, obowiązek zapewnienia bezpiecznych zasad regulowania ruchem, by drogi komunikacji nie krzyżowały się;

13)  zapewnienia możliwości wywoływania rozpraw przez środki komunikowania się (przywoływanie stron i wywoływanie rozprawy  przez system przywoławczy lub głośnik);

14)  prowadzenia rozpraw wyłącznie w pomieszczeniu z dostępem do świeżego powietrza i zapewniającego możliwość jego wietrzenia;

15)  wprowadzenia zasady jednej rozprawy na piętrze – chyba, że warunki techniczne w sądach umożliwiają prowadzenie rozpraw w dwóch lub więcej salach (duże szerokie korytarze co przy uwzględnieniu liczebności osób wezwanych oraz wielkości korytarzy umożliwia im zachowanie odstępu społecznego 2 metrów, a nadto istnieje możliwość zapewnienia wietrzenia korytarzy przeznaczonych do oczekiwania przez minimum 20 minut – czy też rotacyjne wywoływanie rozpraw, pod nadzorem upoważnionego pracownika);

16)  w przypadku braku możliwości technicznych w budynku sądu (wąskie korytarze, bez dostępu do świeżego powietrza, a w związku z tym brak możliwości ich wietrzenia)  wyznaczenia poza budynkiem sądu (namioty, inne budynki, dziedziniec sądu) miejsca oczekiwania dla uczestników rozprawy. 


III. Funkcjonowanie sądów w wybranych krajach w czasie epidemii

1. USA

W USA specjalny zespół sędziów z różnych stanów opracował przewodnik, jak przygotować amerykańskie sądy do pandemii.

Obejmuje on m.in. zestawienie procedur awaryjnych oraz przewodnik operacyjny dla sędziów i administratorów sądów stanowych (osób zarządzających sądami)

A. Konsekwencje dla sądów


Część II tego przewodnika odnosi się do kwestii prawnych, które mogą pojawić się podczas pandemii. 

Część III przewodnika zawiera wskazówki dla administratorów i sędziów dotyczące kroków, które należy podjąć, aby zapewnić, żeby sądy pozostały otwarte i dostępne, a także aby rozwiązać kwestie prawne zaistniałe w sądzie. Część ta obejmuje także przegląd konkretnych konsekwencji dla administratorów sądów podczas pandemii oraz oferuje strategie i źródła, które pomogą im przygotować się na pojawiające się wyzwania.

Wyzwania stojące przed sądami podczas pandemii mogą obejmować następujące kwestie:
(1) Jak chronić zdrowie i bezpieczeństwo stron, sędziów, pracowników sądów, prawników, ławników i wszystkich innych osób przebywających w obiektach sądowych, mimo tego, że mają lub mogą mieć ze sobą osobisty kontakt?

(2) W jaki sposób wykonywać funkcje sądu o kluczowym znaczeniu, gdy pracownicy sądu, sędziowie, przysięgli, pełnomocnicy i urzędnicy ds. bezpieczeństwa są niedostępni z powodu choroby lub śmierci?

(3) Jak zareagować na sytuację, gdy zaczną wpływać masowe skargi i wnioski od osób ubiegających się o natychmiastowe wydanie przez sąd decyzji o zwolnieniu z ograniczeń nałożonych przez organy ochrony zdrowia?

B. Uprawnienia naczelnego sędziego stanowego (osoby zarządzającej sądami na obszarze całego stanu) lub stanowego Sądu Najwyższego.

Wiele stanów wyraźnie przyznaje swojemu naczelnemu sędziemu stanowemu lub Sądowi Najwyższemu pewne szerokie i dyskrecjonalne uprawnienia w nagłych wypadkach, aby ułatwić wymierzanie sprawiedliwości. 

Oczekuje się, że podczas pandemii główny sędzia stanowy lub Sąd Najwyższy wydadzą przepisy awaryjne, w następujących kwestiach:

- obliczanie terminów procesowych;

- formy pism procesowych i wniosków;

- doręczanie i składanie dokumentów sądowych;

- odraczanie rozpraw;

- rejestracja wpływających spraw;

- prawo do konfrontacji;

- jawność rozpraw i posiedzeń sądowych;

- prowadzenie akt sądowych;

- korzystanie ze sprzętu komunikacyjnego;

- składanie przyrzeczenia (notariusz lub inna osoba upoważniona do składania przyrzeczenia musi być obecna przy świadku);

- procedury przyspieszonego rozpoznawania środków odwoławczych;

- składanie i przekazywanie akt do sądów wyższego rzędu;

- wydawanie orzeczeń i ich uzasadnień.

Sądy powinny dokonać przeglądu swoich przepisów w powyższych obszarach w kontekście gotowości na wypadek pandemii.

C. Osoby stanowiące potencjalne zagrożenie dla zdrowia publicznego

Sąd może nie chcieć zezwalać na obecność osób zarażonych lub potencjalnie zarażonych z powodu zagrożenia dla zdrowia, jakie stanowią takie osoby. Uczestnicy procesu mogą być fizycznie niezdolni do stawienia się na rozprawę osobiście z powodu choroby. W przypadku, gdy osoba fizyczna nie jest w stanie lub nie może osobiście uczestniczyć w postępowaniu, sąd powinien rozważyć alternatywne formy uczestnictwa, takie jak wystąpienia telefoniczne lub wideokonferencje. Wytyczne powinny obejmować wszelkie organy, które podejmują decyzje, kiedy przesłuchania mogą odbywać się telefonicznie lub za pośrednictwem wideokonferencji. Konieczne mogą być dodatkowe przepisy lub regulacje sądowe, aby rozszerzyć zakres uznania urzędników sądowych w zakresie wykorzystywania komunikacji wideo i audio.

D. Zagadnienia związane z zarządzaniem


Prawdopodobnie wpłynie to na zdolność do przeprowadzania doboru przysięgłych oraz procesów z udziałem ławy przysięgłych podczas zagrożenia zdrowia publicznego. Jednak konstytucyjne prawo do szybkiego procesu i bezstronnego jury wymaga, aby sądy nadal pełniły tę funkcję. 

Dwa problemy związane z zarządzaniem rozprawami z udziałem ławy przysięgłych, które mogą wystąpić podczas pandemii, obejmują: 1) rozwiązanie problemu ograniczenia puli ławników; 2) ograniczenie narażenia jurorów na zarażenie podczas pełnienia tej funkcji. 

Należy rozważyć uwzględnienie wszelkich zasad lub strategii opracowanych w stanie w celu przezwyciężenia problemów związanych z zarządzaniem ławy przysięgłych. 

Na przykład w stanie Virginia określa się kilka strategii rozwiązania problemu zmniejszenia liczby ław przysięgłych, w tym:

(1) zmniejszenie liczby zaplanowanych rozpraw przez odroczenie procesów cywilnych i innych rozpraw, w przypadku gdy nie ma problemu z szybką rozprawą;

(2) zwiększenie liczby przywoływanych jurorów, zwracając uwagę, że wzrost ten należy zestawić z ryzykiem wezwania większej liczby przysięgłych, niż jest to realistycznie potrzebne, tym samym niepotrzebnie narażając ich na ewentualne zarażenia;

(3) określenie zasad usprawiedliwiania przysięgłych z powodu choroby. 

Stan Virginia zauważa, że ​należy rozważyć wdrożenie bardziej łagodnej polityki usprawiedliwiania nieobecności z powodu choroby podczas pandemii, a polityka ta powinna dotyczyć sposobu rozpatrywania wniosków o zwolnienia osób należących do grup najbardziej narażonych na chorobę  (np. osób starszych i kobiet w ciąży) oraz dla osób sprawujących opiekę nad chorymi członkami rodziny. Należy określić, kto jest uprawniony do usprawiedliwiania przysięgłych, wskazać kryteria zwolnienia i czy wymagana będzie jakakolwiek dokumentacja.

Strategie ograniczania narażenia jurorów na zakażenie obejmują:

(1) unikanie wzywania przysięgłych, jeśli sąd spodziewa się ugody cywilnej lub poddania karze, przy czym należy wziąć pod uwagę wzywanie przysięgłych później niż w wyznaczonym terminie rozprawy, aby umożliwić sądowi przyjęcie zarzutów lub ugody lub kontynuowanie spraw z odpowiednim wyprzedzeniem (wysłane poza sądem i nagrywane przez telefon) przysięgłym, aby nie musieli się niepotrzebnie pojawiać;

(2) wezwanie przysięgłych o zgłaszanie się według rozłożonego harmonogramu;

(3) zapewnienie przysięgłym środków dezynfekujących ręce i środki ochrony osobistej (maski i rękawiczki), jeśli lokalne władze chętnie je zapewnią;

(4) rozważenie wprowadzenia dodatkowych zastępców przysięgłych, aby uniknąć konieczności odroczenia rozprawy w przypadku choroby przysięgłego;

(5) wymaganie, aby jurorzy zgłaszali się bezpośrednio do sali sądowej, a nie do sali zebrań przysięgłych;

(6) w miarę możliwości unikanie przekazywania dowodów rzeczowych między jurorami.

E. Dodatkowy personel sądowy


Władze stanowe powinny ustanowić mechanizm pozwalający na zwiększenie liczby urzędników sądowych dostępnych do rozpoznawania spraw w sądach posiadających pierwotną jurysdykcję w zakresie zdrowia publicznego.


F. Konsolidacja spraw


W niektórych okolicznościach departamenty zdrowia mogą podjąć decyzję o wszczęciu postępowania sądowego w celu wykonania nakazów izolacji lub kwarantanny w stosunku do wielu osób w ramach pozwu zbiorowego. W kontekście planowania pandemicznego, stany powinny zbadać istniejące przepisy, które odnoszą się do organu rozpatrującego sprawy w ramach pozwu zbiorowego lub do sądu konsolidującego sprawy z urzędu.


G. Awaryjne zamknięcie i przeniesienie sądu


Administratorzy sądowi powinni dokonać przeglądu przepisów związanych z awaryjnym zamknięciem sądu lub przeniesieniem go w czasie kryzysu zdrowia publicznego, czyli ustalić kto będzie władny podjąć decyzję o zamknięciu sądu i pod jakimi warunkami.

H. Ograniczanie publicznego dostępu do sądów


W przypadku pandemii lub zagrożenia zdrowia publicznego sąd może uznać za konieczne ograniczenie publicznego dostępu do sądu w celu ochrony zdrowia pracowników sądu, urzędników sądowych i stron sporu. Administratorzy powinni zapoznać się z wszelkimi przepisami, które pozwalają na ograniczenie dostępu do sądów i rozpraw, w tym wszelkimi regulacjami ograniczającymi dostęp mediów lub społeczeństwa do postępowań sądowych, a następnie ustalić, czy konieczne są jakieś zmiany.

I. Komunikacja


W okolicznościach pandemicznych istotne jest, aby sądy przekazywały sędziom, personelowi sądowemu, społeczności, mediom, innym sądom i innym kluczowym partnerom sądowym aktualne, spójne i zrozumiałe informacje.

Sądy powinny przygotować plan komunikacji, aby upewnić się, że są gotowi skutecznie komunikować się podczas pandemii. Plan komunikacji powinien obejmować:

- osoby w danym sądzie (tj. urzędników) odpowiedzialne za powiadomienie właściwych osób na szczeblu stanowym lub hrabstwa (tj. naczelny sędzia, administrator stanu lub hrabstwa) niezwłocznie po zidentyfikowaniu zagrożenia pandemicznego lub wniesieniu sprawy do sądu;

- wyznaczenie pierwszego punktu kontaktowego (POC) na poziomie stanu oraz, w stosownych przypadkach, drugiego POC na poziomie lokalnym; osoby te muszą współpracować ze sobą, aby zapewnić spójne, aktualne i dokładne informacje;

- szczegółowe informacje na temat tego, co należy przekazać, komu i w jaki sposób komunikacja będzie się odbywać.

Punkty kontaktowe powinny przekazywać społeczeństwu i mediom częste raporty na temat wpływu pandemii na działanie sądów i kroki podejmowane przez sądy w celu rozwiązania problemów. Powinny również regularnie informować sędziów, personel sądowy, pełnomocników i strony procesowe o wszelkich wdrożonych specjalnych procesach i procedurach sądowych, a także o wszelkich zmianach w harmonogramie sądów. POC powinien przekazać społeczeństwu spójny, pewny komunikat, że sądy będą nadal funkcjonować pomimo kryzysu zdrowia publicznego oraz że krytyczne kwestie zostaną zdiagnozowane i rozwiązane.

J. Gotowość technologiczna


W przeciwieństwie do innych klęsk żywiołowych, pandemia nie naruszy infrastruktury informatycznej sądu. Jednak podczas pandemii sądy prawdopodobnie spotkałyby się z: (1) zmniejszeniem dostępności personelu IT, zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym; (2) znaczącym wzrostem zapotrzebowania na technologię, która ogranicza interakcje osobiste. 

Należy dołożyć starań mających na celu przeszkolenie personelu, aby przejął zadania informatyczne i obowiązki związane z funkcjami o kluczowym znaczeniu. 

Planowanie gotowości na wypadek pandemii powinno obejmować wsparcie infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej niezbędnej do obsługi telepracy, zdalnych występów, wideokonferencji itp.

2. Korea:

Ograniczenie liczby pracowników w sądach:

- elastycznie godziny pracy;

- praca w domu raz na tydzień;

- ruchome przerwy na lunch;

- praca z domu jeżeli to możliwe;

- praca w systemie zmianowym;

- grupy ryzyka pozostają w domu (pełnopłatne urlopy);

- pracownicy, którzy muszą opiekować się dziećmi pozostają w domach;

- skrócone godziny pracy (8.00 – 12.00);

- interesanci za szybą;

- rozprawy w osobnych budynkach.

Rozwiązania organizacyjne:

- wejście możliwe wyłącznie dla osób w maskach i rękawiczkach;

- korzystanie wyłącznie z głównego wejścia;

- mierzenie temperatury wchodzącym;

- zamknięcie punktów żywieniowych;

- wyrywkowe badanie interesantów;

- ustawienie urządzeń dezynfekujących;

- wprowadzenie bramek i wytyczenie korytarzy taśmami wymuszających zachowanie odstępów pomiędzy ludźmi;

- urządzenie punktów lekarskich przed wejściem do sądów;

- regularne dezynfekowanie pomieszczeń sądowych.

- wszystkie akta są zdigitalizowane

Ochrona sędziów i pracowników sądów:

- obowiązkowe używanie masek;

- ustawienie dozowników płynu dezynfekcyjnego – praktycznie wszędzie (również w windach); 

- zakaz kontaktów osobistych;

- wprowadzenie wytycznych dotyczących bezpieczeństwa;

- ograniczenie liczby pracowników przebywających w sądzie; 

- wprowadzenie ekranów ochronnych (np. na przyciskach w windzie);

- kontakty i zebrania sędziów tylko zdalnie przez Internet lub poprzez wideokonferencje.

3. Włochy

Ograniczenia dotyczące wchodzenia do sądu:

- ograniczenie liczby sędziów i pracowników obecnych w sądzie;

- ograniczenie publicznego dostępu do pałaców sprawiedliwości;

- brak dostępu do budynków dla personelu i publiczności z „czerwonej strefy”;

- prośba, aby prawnicy przybywali na przesłuchania pojedynczo bez asystentów lub stron, jeśli nie jest to absolutnie konieczne;

- wyeliminowanie spotkań, konferencji i szkoleń;

- zamknięcie j barów i punktów gastronomicznych w budynkach wymiaru sprawiedliwości;

- sędziowie sądzący w składach wieloosobowych zachowują duże odstępy od siebie podczas rozpraw;

- wejście do budynków wyłącznie po wcześniejszym umówieniu;

- regularne dezynfekowanie budynków;

- zastępowanie zeznań i wyjaśnień oświadczeniami na piśmie (jeżeli to tylko jest możliwe)

Pozostałe środki bezpieczeństwa:

- maski i rękawiczki dla publiczności, sędziów i pracowników sądów;

- częsta dezynfekcja rąk (co najmniej 40 sekund);

- zachowanie interpersonalnej bezpiecznej odległości (co najmniej 1 metr lub 3 stopy)

- zakaz gromadzenia się ludzi (unikanie większych grup niż dwie osoby);

- monitorowanie temperatury ciała w celu uzyskania dostępu do budynków.


Prowadzenie rozpraw i posiedzeń:

- przesłuchania w ramach połączenia konferencyjnego (z kilkoma wyjątkami) przy użyciu Microsoft Teams z udziałem następujących osób: sędziowie (zespół 3 sędziów), urzędnik, prokurator i obrońcy, wraz ze swoimi klientami (zdalnie lub obecni w biurze obrońcy);

- posiedzenia karne osób zatrzymanych przez wideokonferencję (osoby zatrzymane wyposażone w telefon komórkowy);

- we Włoszech rozprawy karne są jawne, a rozprawy cywilne nie (dostępne tylko dla stron i pełnomocników);

- przesłuchanie „za zamkniętymi drzwiami” z przyczyn higieniczno – zdrowotnych;

- od 9.03.2020 r. do 11.05.2020 r. rozprawy cywilne i karne toczące się we wszystkich sądach zostały przesunięte z urzędu na czas po 11.05.2020 r. (z pewnymi wyjątkami.

Od 9.03.2020 r. do 11.05.2020 r. bieg terminów został zawieszony w następującym zakresie :

- etap wstępnego dochodzenia;

- orzekanie;

- sporządzanie uzasadnień;

- składanie dokumentów;

- prowadzenie postępowań egzekucyjnych;

- odwołania i apelacje;

- wszystkie pozostałe terminy procesowe.


Za priorytetowe uznano następujące sprawy:

- zastosowanie aresztu; 

- ubezwłasnowolnienie; 

- przemoc domowa;

- sprawy, w których grozi utrata praw lub ważnego interesu.


Ograniczenie liczby obecnego personelu:

- nie więcej niż jedna osoba na pokój;

- zdalna praca domowa tam, gdzie to możliwe;

- rodzice bez możliwości zapewnienia opieki swoim dzieciom opieki na płatnym urlopie.

Brak dostępu do sądu dla personelu:

- z objawami COVID-19;

- będącego w kontakcie z zarażonymi osobami w ciągu ostatnich 14 dni

- przebywającego za granicą (szczególny problem dotyczy sędziów mieszkających we Francji – w tym wypadku powstał problem trwałego wykluczenia)

W zakresie spraw cywilnych następujące przypadki są uważane za pilne i nie są odroczone:

- sprawy małoletnich;

- ochrona podstawowych praw człowieka;

- dotyczące opieki, alimentów, choroby psychicznej;

- ochrona przed wykorzystywaniem rodziny.


W zakresie spraw karnych następujące przypadki są uważane za niezbędne i nie są odroczone:

- przesłuchania w celu potwierdzenia zatrzymania lub zastosowania aresztu;

- gdy zastosowane zostały inne środku zapobiegawcze lub zabezpieczające w postępowaniu przeciwko nieletnim oskarżonym;

- postępowanie przeciwko nieletnim oskarżonym;

- gdy zachodzi potrzeba zabezpieczenia dowodów, które mogą być utracone;

- europejski nakaz dowodowy i ENA

- nakaz aresztowania ważny przez cały czas pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej (UE).

Zastosowanie środków technicznych: 

- zarządzanie sprawami cywilnymi odbywa się w pełni elektronicznie od ponad 10 lat;

- przechowywanie dokumentów również w formie elektronicznej;

- przesyłanie komunikatów i powiadomień;

- zdalny dostęp do akt;

- testuje się prowadzenie rozpraw wirtualnych w sprawach karnych (wątpliwości dotyczą sytuacji, gdy obrońca chce występować w obecności sędziów i mieć kontakt z oskarżonym i oskarżycielem);

- dokumenty są składane w formie elektronicznej;

- podatki i opłaty mogą być płacone w sposób zautomatyzowany;

- przesłuchania można teraz przeprowadzać zdalnie za pośrednictwem konferencji (wideo i / lub audio); jeśli nie jest to możliwe, z powodu występowania wielu osób lub w bardzo skomplikowanych procesach, przesłuchania odbywają się „twarzą w twarz”  odpowiednim dystansem społecznym.

4. Hiszpania

Przyjęto następujące rozwiązania: 

- ustanowiono wspólne komitety monitorujące we wszystkich sądach wyższej instancji i Krajowym Sądzie Najwyższym;

- utworzono specjalne konto e-mail do odbioru wszystkich informacji związanych z kryzysem zdrowotnym (Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.);

- utworzono dedykowane konto e-mail do komunikacji przypadków pozytywnych wyników lub izolacji koniecznych z powodu możliwego zakażenia COVID-19 pracowników sądownictwa (Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.);

- przygotowano sprzęt do wykorzystania w razie potrzeby (na wezwanie), aby zapewnić normalne funkcjonowanie sądów ds. przemocy domowej (24 godziny na dobę; dostępne prze telefon).

5. Niemcy

Zachowano zasadę publiczności rozpraw i posiedzeń.

Nastąpiło zamknięcie małych sal rozpraw (niemożliwe zachowanie dystansu pomiędzy ludźmi). 

Wprowadzono odstępy pomiędzy sędziami w składach wieloosobowych.

Podjęte środki ochronne:

- tymczasowe zamknięcie sądów na dwa pierwsze tygodnie marca; od połowy marca sądy działają;

- przesłuchania przeprowadzone w trybie pilnym w sprawach cywilnych oraz
karnych dotyczących osób przebywających w areszcie;

- ograniczenie liczby osób na sali rozpraw;

- wprowadzenie dłuższych przerw pomiędzy rozprawami.

Problemy występujące podczas rozpraw:

- odległości między stronami i tłumaczami trudne do zachowania;

- czy wymagane są maski na twarz?;

- obowiązkowe wolne miejsca pomiędzy widzami;

- prawo niemieckie zabrania transmisji (wideo) rozpraw. 

Zagadnienia związane z digitalizacją akt i informatyzacją pracy sądów:

- w przypadku sądów z systemem elektronicznym służącym do obsługi spraw możliwy jest dostęp dla stron i ich pełnomocników za pośrednictwem portalu federalnego; w tych przypadkach teoretycznie możliwy jest również dostęp dla pracowników z domu, ale nie jest on obecnie przyznany z powodu ograniczeń budżetowych;

- w przypadku sądów bez systemu elektronicznego służącego do obsługi spraw nadal akta papierowe są niezbędne do wykonania pracy;

- sędziowie mogą zabierać ze sobą akta;

- pracownicy sekretariatów muszą pracować w sądzie;

- brak wychodzącej korespondencji elektronicznej z sądu;

- nadal konieczna jest fizyczna wysyłka.